Guia de Automação de processos: um “mini-guia”

O que é? Como implementar? Quando iniciar?

 

A automação de processos é o principal caminho tecnológico para aumentar a produtividade, otimizando cada recurso da empresa e faz com que as tarefas dos colaboradores se tornem cada vez mais eficientes e gerem mais valor.

Mesmo em um mundo onde a transformação digital dita as regras de forma cada vez mais intensa e veloz, muitas pessoas deixam de lado a automação de processos por acreditarem que elas não são capazes de ajudar um negócio a crescer. Nem todos conhecem bem como desenhar e implantar automação de processos que gerem vantagem competitiva.

Pensando em desmistificar o assunto, a Zuri preparou um guia completo sobre o que é uma automação de processos e o porquê você precisa ter esse tipo de sistema em sua empresa o quanto antes.

 

Automação de processos – O que é?

Automação de processos digitais pode ser resumida no uso de aplicações de TI utilizadas para realizar ou auxiliar na adequada execução de tarefas e rotinas de trabalho que poderiam ser feitas de forma manual. A automação de processos digitais permite que uma equipe inteira de trabalho consiga otimizar tempo e informações através de poucos cliques, agregando valor individual e em grupo, aumentando o valor gerado tanto para cada departamento (área de negócio) como para a empresa inteira.

Mesmo utilizando computadores e nuvem para coletar e armazenar dados de modo a consolidar tudo em um único local, ainda é preciso (1) garantir que os dados certos sejam coletados e (2) gerar conhecimento acerca da execução dos processos para, então, criarmos inteligência e gerar os insights de negócios que tanto precisamos, tanto em nível operacional, como gerencial e da alta gestão.

A automação de processos, em geral, precisa de pessoas para alimentar o sistema para que ele consiga desempenhar suas funções com o máximo de precisão. Por conta de sua facilidade, a utilização da automação de processos vem se tornando cada vez mais popular em diversos setores brasileiros.

Através do DPA (Digital Processos Automation) com tecnologia low-code o usuário consegue criar aplicações de TI que criam ambiente para acelerar a transformação digital na sua empresa. Enquanto através do RPA (Robotic Process Automation), é possível utilizar softwares como “robôs” para a execução de tarefas que poderiam ser feitas por colaboradores, mas que tomaria um tempo muito grande de trabalho. Se você quiser entender um pouco mais sobre os dois termos, clique nesse link.

Agora, imagine você e seu time poderem criar aplicações de TI que sejam verdadeiras soluções de negócios que automatizam os processos específicos da sua área e do seu negócio. Tudo customizado para você, para sua área e para seu negócio. Imagine ter relatórios e dashboards customizados para seus KPIs, suas metas e seus objetivos. Olha a facilidade que este tipo de solução pode criar e o valor de negócios que pode potencializar. Algumas soluções de automação de processos digitais, como a Zuri, possuem tecnologia low-code, o que permite que você e seu time criem aplicações sem que vocês precisem de conhecimento técnico em programação ou, se seu time for de TI, uma solução como esta traz maior rapidez e eficácia nos desenvolvimentos. Uma espécie de LEGO em que você clica e arrasta e, no fim, clica “ativar” para que sua solução de automação de processos, específica para você, esteja funcionando.

Como implementar a automação de processos?

Para que você tenha os resultados esperados da automação de processos, é preciso que você conclua algumas etapas de implementação. Por isso, selecionamos algumas das que consideramos essenciais para te ajudar em uma transição mais tranquila.

 

Mapeie todos os processos da empresa

Um dos grandes segredos para que a automação de processos seja eficaz e ajude no dia a dia de um negócio está relacionado ao desenho do processo e ao valor que esta cadeia de processos contribui para a geração de receita ou diminuição de despesas. Planejar o processo, desde seu redesenho até a implantação em sí, é um desafio que pode requerer um parceiro (ou fornecedor) experiente.

Esse é um dos pontos principais para fazer com que a nova estrutura processual gere os resultados esperados. Afinal, muitas vezes percebemos implantação de sistemas e aplicações de automação de processos sem um adequado mapeamento, um planejamento sobre qual a verdadeira utilidade para toda cadeia processual e para o “core” do negócio. O “core” diz respeito ao principal do negócio, são aquelas atividades que geram valor em alto grau para a empresa. Trazer a automação para estes processos permite gerar conhecimento e inteligência sobre o principal das atividades da sua área ou da empresa. Ter uma solução de automação que seja útil tanto para fluxos de trabalho simples como para o “core” da empresa, que seja fácil de usar para qualquer profissional sem experiência e, ao mesmo tempo, permita aos especialistas desenvolverem integrações complexas, isso faz a diferença para o resultado da implementação da automação de processos.

Pense em situações como:

  • Quais os setores mais importantes da empresa?
  • Como a tecnologia ajudaria a apresentar dados relevantes?
  • Como um software poderia ajudar a otimizar o trabalho de uma equipe?

A partir destes princípios, você conseguirá avaliar o que precisará ser automatizado, sem perder a eficiência do setor.

Determine quais processos podem ser automatizados

Apesar de cômodo e extremamente funcional, é preciso saber quais são os setores que precisam da automatização de processos para se tornarem mais produtivos. A melhor maneira de saber o que precisa da ajuda da tecnologia, são setores e tarefas que precisam desempenhar as mesmas funções, todos os dias.

Essa, inclusive, é uma etapa fundamental. Segundo uma pesquisa de automação de operações comerciais para escalagem de negócios digitais, divulgada pela Gartner, um sistema automatizado em que o processo tenha sido mal projetado, passa a ser uma automatização ruim, podendo gerar desperdício de dinheiro, infraestrutura e manutenção.

Avalie o potencial do projeto

Nem todos os processos de uma empresa devem ser automatizados imediatamente ou logo no início. Neste sentido, percepção do líder é fundamental para garantir que o projeto seja bem aproveitado na organização e gere os resultados necessários.

Mesmo que a implementação da nova solução de automação de processos ajude na organização de informações e esteja disponível para mais setores, é importante avaliar se realmente a implantação faz sentido para todos os setores.

Novamente, contar com um parceiro (ou fornecedor) que seja experiente e zele pelo sucesso do seu projeto, do seu negócio, fará total diferença. Não se trata de implantar automação de processos no seu negócio: trata-se de identificar atividades-chave que geram valor para o negócio e propor soluções de automação fáceis e simples de serem usadas e reutilizadas em outros setores. Tudo com foco nos fatores-críticos de sucesso do seu projeto, no ROI e no payback do seu projeto.

 

Quais os principais benefícios da automação de processos?

Em tempos de alta competitividade em que a exigência só aumenta por todos os lados, precisamos usufruir de soluções que nos coloquem à frente dos concorrentes no mercado. A lista de benefícios é enorme, mas podemos listar alguns benefícios da automação de processos digitais (DPA) com tecnologia low-code:

  • Oportunidade de digitalizar o “core” (principal) do negócio, gerando conhecimento e inteligência no cerne da organização
  • Trazer a transformação digital para toda empresa
  • Facilitar de forma mais veloz o desenvolvimento de novos produtos, lançamentos, inovações e novas ofertas para o mercado
  • Diminuição de custos
  • Controle de resultados em tempo real
  • Configuração e padronização dos indicadores de performance com relatórios e dashboards customizados para os KPIs, metas, objetivos e SLAs de cada área
  • Gestão segura e eficaz com maior grau de conhecimento para decisões estratégicas sobre o negócio
  • Maior agilidade nas tarefas, reduzindo retrabalhos
  • Unificar dados numéricos sobre os setores
  • Implementação de workflow entre equipes
  • Padronização de operação
  • Maior agilidade nas tarefas

 

Quando iniciar a automação de processos da empresa?

Apesar de parecer uma pergunta simples, ela poderá ser respondida apenas pelo empreendedor ou gestor do setor. Independentemente do tamanho do seu negócio, a automação é recomendada quando os colaboradores passarem a desperdiçar muito tempo coletando dados e atrasando a entrega de resultados para toda a equipe. Nesse momento, você já poderá considerar a implementação de um sistema que ajude a produtividade da equipe.

De forma ainda mais direta e clara, pode-se afirmar que o momento ideal para iniciar a automação de processos é quando percebemos que precisamos gerar maior valor de negócios. Um especialista em processos auxiliará no desenho e otimização do processo e fará recomendações de como é possível gerar mais resultados com os recursos atuais, incluindo a estrutura processual como pilar desta análise.

Quer saber um pouco mais sobre o assunto e como que a automação de processos pode ajudar a sua empresa? Fale com a equipe especializada da Zuri!

 

“Marcelo Almeida, Head de Marketing e Vendas”

Formado em Engenharia Mecânica com ênfase em Produção pela FEI; estudou no GVPec, Programa de Educação Continuada da FGV-SP e possui MBA-Executivo pela BBS (Brazilian Business School). Marcelo Almeida possui 20 anos de experiência em empresas nacionais e multinacionais com vivência em áreas estratégicas como Vendas, S&OP, Desenvolvimento de Negócios, Compras, Suprimentos, Otimização da Cadeia de Suprimentos e Planejamento de Compras, tendo know-how e expertise em desenvolvimento e análise de relatórios de performance, atendimento a cronogramas, mapeamento de processos, gestão de projetos e estudos de viabilidade financeira para tomada de decisões estratégicas. Confira seu linkedin.

Quer saber mais?

Estamos à sua disposição para conversarmos sobre como Zuri pode alavancar os seus projetos!